Règlements

DOCUMENT MODIFIÉ ET MIS À JOUR EN MAI 2016

 

INTERPRÉTATION

Dans les présents règlements et dans tous les autres que la société adoptera par la suite, sauf si le contexte prévoit le contraire, les termes au masculin ou au singulier comprennent le féminin ou le pluriel selon le cas et vice et versa.

ARTICLE I. INTRODUCTION

1.1 Définitions

Dans ce règlement et tous les autres règlements de l’Association, sauf indication contraire du contexte :

a) « Loi » signifie la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif S.C. 2009, ch. 23, incluant les règlements pris en vertu de la loi, et tout statut ou règlement qui peut la remplacer, lesquels pourront être modifiés de temps à autre;

b) « articles » signifie les articles originaux ou mis à jour de l’Association ou les articles d’amendement, de fusion, de prorogation, de réorganisation, d’entente, ou de reprise de l’Association;

c) « société », « organisme », « association » signifie l’Association canadienne des sociologues et anthropologues de langue française (ACSALF);

d) « conseil » signifie le Conseil d’administration de l’Association, « officier » signifie un membre de l’exécutif et « administrateur » signifie un membre du conseil;

e) « règlement » signifie ce règlement ou tout autre règlement de l’Association, tel qu’amendé et qui est en vigueur en tout temps;

f) « membres » signifie membres de l’Association;

g) « assemblée générale » signifie une réunion annuelle des membres, physique ou virtuelle;

h) « assemblée générale spéciale » comprend soit une réunion de toute(s) classes(s) de membres, soit une réunion spéciale de tous les membres ayant le droit de vote ou une réunion annuelle des membres, physique ou virtuelle;

i) « résolution ordinaire » signifie une résolution adoptée par une majorité d’au moins 50 %, plus une voix, exprimées pour cette résolution par un vote en personne ou en ligne;

j) « résolution spéciale » signifie une résolution adoptée par la majorité d’au moins les deux tiers (2/3) des voix exprimées pour cette résolution par un vote en personne ou en ligne.

1.2 Interprétation

Dans l’interprétation du présent règlement administratif, les termes utilisés au masculin incluent le féminin et ceux utilisés au singulier comprennent le pluriel et inversement. Le terme « personne » comprend un particulier, une personne morale, une société de personnes, une société de fiducie et un organisme non doté d’une personnalité morale. Sauf si cela est spécifié au point 1.1 ci-dessus, les mots et les expressions définis dans la Loi ont la même signification lorsqu’ils sont utilisés dans le présent règlement administratif.

1.3 Langue

Le français est la langue officielle de l’Association.

ARTICLE II. DISPOSITIONS GÉNÉRALES

2.1 Nom et sigle

Le nom officiel de l’Association est : Association canadienne des sociologues et anthropologues de langue française Inc. Son sigle est ACSALF.

2.2 Objectifs

Les buts de l’organisme sont :

a)    regrouper et mettre en relation des sociologues et des anthropologues d’expression française ainsi que toute autre personne intéressée à la sociologie et à l’anthropologie au plan professionnel ou exerçant les fonctions de sociologue ou d’anthropologue afin d’encourager et de développer la sociologie et l’anthropologie et leurs relations avec d’autres disciplines des sciences humaines et sociales;

b)    promouvoir la recherche et l’innovation et favoriser le transfert de connaissances en sociologie et en anthropologie à travers plusieurs activités;

c)    discuter et réfléchir aux problèmes, aux enjeux et aux préoccupations associés à la sociologie et à l’anthropologie et échanger des idées sur les sujets se rapportant à ces disciplines en organisant des colloques, conférences, ateliers, table-rondes, réunions et expositions pour;

d)    accorder des subventions ou des bourses à des personnes ou à des groupes de personnes jugés méritants, pour atteindre les objectifs de l’Association;

e)    promouvoir l’avancement des connaissances dans les domaines de la sociologie et de l’anthropologie en offrant des prix aux étudiants des cycles supérieurs afin d’encourager l’excellence académique dans ces domaines;

f)      promouvoir la diffusion des connaissances en publiant des revues, bulletins, journaux, livres, collectifs et monographies portant sur la sociologie ou l’anthropologie;

g)    faciliter l’accès aux connaissances sociologiques et anthropologiques en assurant une présence sur la Toile ouverte au grand public;

h)    représenter les membres auprès du public et des instances gouvernementales;

i)      acheter, acquérir, accepter sous forme de legs ou de don tout bien destiné à promouvoir les objectifs de l’Association.

2.3 Activités

a)    tenir à jour une liste des membres pour faciliter les convocations et la diffusion des activités de l’Association;

b)    organiser des colloques, conférences, ateliers, table-rondes, réunions et expositions;

c)    mettre sur pied des comités de sélection en vue de l’octroi de subventions, de bourses ou de prix;

d)    promouvoir l’éducation en menant des recherches sur des enjeux sociaux et culturelles et en favorisant leur financement;

e)    diffuser des connaissances sociologiques et anthropologiques à travers divers mediums et destinées à divers publics;

f)      conseiller des organisations publiques et privées sur des problèmes et des enjeux relevant des champs d’expertise des membres de l’Association.

2.4 Sceau

Le sceau porte la partie du sigle qui identifie l’association, soit : « ACSALF ».

2.5 Siège social

Sous réserve d’un avis contraire émanant du Conseil d’administration, le siège social de l’Association est établi en la ville de Montréal, Province de Québec.

2.6 Année financière

À l’exception d’un avis contraire émanant du Conseil d’administration, l’exercice financier de l’Association se termine le dernier jour de décembre de chaque année.

ARTICLE III. LES MEMBRES

3.1 Conditions d’adhésion

À l’exception d’un avis contraire du Conseil d’administration, l’ACSALF admet comme membre toute personne intéressée aux buts poursuivis par l’Association. Toute personne qui désire faire partie de l’Association doit adresser une demande au secrétaire. Celui-ci accepte automatiquement les demandes des diplômés, des étudiants de maîtrise ou de doctorat en sociologie et anthropologie. Dans les autres cas, les demandes doivent être évaluées par l’exécutif de l’Association. Il est possible de faire la demande en ligne et de faire parvenir les documents nécessaires ultérieurement. Cette personne devient membre en règle de l’Association pour l’année financière en cours.

3.2 Catégories de membres

Sous réserve des statuts, l’organisation compte deux catégories de membres, à savoir les membres individuels et les membres institutionnels. Le conseil peut, par résolution ordinaire, approuver l’admission des membres de l’organisation. Les membres peuvent aussi être admis d’une autre manière. Les modalités d’adhésion s’établissent comme suit :

a) Membres individuels

i.         Le titre de membre individuel est réservé aux personnes qui ont demandé et obtenu leur adhésion à titre de membres individuels dans l’Associations. Sont reconnus comme membres :

  1. les membres réguliers;
  2. les membres honoraires, à qui le conseil décerne ce titre;
  3. les membres étudiants qui sont inscrits dans une université;
  4. les membres retraités;
  5. Les membres résidant à l’extérieur du Canada.

ii.         La période d’adhésion d’un membre individuel est d’une (1) année civile, avec la possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l’Association.

iii.         Chaque membre individuel a le droit de recevoir un avis de toutes les assemblées des membres de l’Association et d’assister à ces assemblées et y disposer d’une (1) voix.

b) Membres institutionnels

i.         Le titre de membre institutionnel est réservé aux départements de sociologie et d’anthropologie et tout autre organisme qui a demandé et obtenu leur adhésion à titre de membre institutionnel non-votant dans l’Association.

ii.         La période d’adhésion d’un membre institutionnel est d’une (1) année académique, avec possibilité de renouvellement en conformité avec les politiques de l’Association.

iii.         Sous réserve de la Loi et des statuts, un membre institutionnel n’a pas le droit d’exercer un droit de vote lors des assemblées de l’Association, mais elle a le droit de recevoir un avis de toutes ces assemblées des membres et son représentant peut y assister.

En vertu du paragraphe 197(1) (Modification de structure) de la Loi, une résolution spéciale des membres est nécessaire pour modifier cet article du règlement si ces modifications touchent les droits dévolus aux membres ou aux modalités.

3.3 Droits d’adhésion

Les droits d’adhésion des membres devront être établis par résolution du conseil et ils entreront en vigueur dès leur établissement ou à une date ultérieure s’il en est décidé autrement. Le conseil déterminera le montant des droits d’adhésion selon le statut du membre.

3.4 Paiement des droits d’adhésion

Les membres seront avisés par écrit des droits d’adhésion qu’ils sont tenus de payer. Tout membre qui omet de verser ces droits sera privé automatiquement de son statut de membre de l’organisation.

3.5 Mesures disciplinaires

Le conseil est autorisé à suspendre ou à expulser un membre de l’Association pour l’une ou l’autre des raisons suivantes :

(a) la violation d’une disposition des statuts, des règlements administratifs ou des politiques écrites de l’Association;

(b) une conduite susceptible de porter préjudice à l’Association, selon l’avis du conseil à son entière discrétion;

(c) toute autre raison que le conseil juge raisonnable, à son entière discrétion, en considération des buts de l’Association.

3.6 Fin de l’adhésion

Le statut de membre de l’Association prend fin dans l’un ou l’autre des cas suivants :

  1. le décès ou la démission du membre, cette dernière devant faire l’objet d’un avis écrit au secrétaire de l’Association;
  2. l’expulsion du membre ou la perte de statut de membre d’une autre manière en conformité avec les statuts ou les règlements administratifs;
  3. l’expiration de la période d’adhésion du membre;
  4. la liquidation ou la dissolution de l’ACSALF en vertu de la Loi.

3.7 Effet de la fin de l’adhésion

L’extinction de l’adhésion entraîne automatiquement l’extinction des droits du membre. Aucun remboursement des droits d’adhésion ne pourra être exigé.

ARTICLE IV. LES ASSEMBLÉES

4.1 Avis d’assemblée des membres

Un avis faisant état des dates, heures et lieux d’une assemblée de membres est envoyé à chaque membre habilité à voter à l’assemblée par tout moyen de communication électronique, téléphonique ou autre, quinze (15) jours avant la date de l’assemblée. À l’avis de convocation doit être joint l’ordre du jour. Aucune erreur ou omission dans l’envoi de l’avis de convocation ou sa non-réception par un membre n’annule ladite assemblée ni les délibérations qui ont été faites pourvu qu’il y ait quorum.

4.2 Assemblée générale annuelle

L’assemblée générale annuelle constitue l’autorité suprême de l’Association et elle se tient au plus tard dans les douze (12) mois suivant la fin de l’année financière de l’Association. En particulier, ses pouvoirs sont de procéder à :

a)    l’adoption du procès-verbal de la dernière Assemblée générale et des procès-verbaux des assemblées spéciales qui ont été tenues dans l’intervalle, du rapport du conseil et des rapports des comités spéciaux;

b)    l’examen des états financiers et à la nomination du vérificateur si nécessaire;

c)    l’examen de toute proposition qui lui est soumise;

d)    l’approbation des amendements aux règlements généraux selon la procédure établie.

4.3 Assemblée générale spéciale

Une assemblée générale spéciale des membres de l’Association pourra être convoquée par le conseil. Le conseil pourra convoquer une assemblée spéciale des membres suite à une réquisition par écrit de vingt-cinq (25) membres votants et cette réquisition devra indiquer la nature des affaires à discuter, un ordre du jour, ainsi qu’une ébauche de toute résolution proposée.

4.4 Modification au règlement

Aucun amendement, aucune modification ou suppression, ou aucune révocation de ce règlement n’entrera en vigueur avant l’approbation par les membres dans le cadre d’une résolution spéciale.

4.5 Président d’assemblée

Le président de toute assemblée des membres devra être un officier du conseil. Si les officiers du conseil sont absents, le président d’assemblée sera sélectionnée par les membres présents à l’assemblée des membres.

4.6 Quorum

Quinze (15) % des membres en règle et ayant le droit de vote constituent le quorum de toute assemblée générale annuelle ou spéciale.

4.7 Voix prépondérantes

À moins de disposition contraire des statuts, des règlements administratifs ou de la Loi, les décisions relatives aux questions sont prises à la majorité des voix lors de toute assemblée des membres. En cas d’égalité des voix après un vote à main levée, un vote au scrutin secret ou un vote par des moyens électroniques, le président de l’assemblée vote une deuxième fois.

4.8 Vote

À toute assemblée des membres de l’Association, seuls les membres en règle ont droit de vote, chaque membre ayant droit à un seul vote. Les votes par procuration ne sont pas valides.

4.9 Autres méthodes de vote

En vertu du paragraphe 171 de la Loi, la méthode de vote des membres suivante est autorisée par l’Assemblée :

Le vote par des moyens électroniques :

a)    qui sont recueillis d’une façon qui autorise leur vérification subséquente ; et

b)    qui assure l’anonymat du vote auprès de l’Association.

Dans ce cas, un président d’élection et un scrutateur qui ne sont pas membres de l’association seront nommés et en charge du processus.

ARTICLE V : CONSEIL D’ADMINISTRATION

5.1 Prérogatives du Conseil d’administration

Les biens et affaires de l’Association sont gérés par un Conseil d’administration qui jouit des prérogatives telles que décrites ci-après et de toutes autres qui seront sanctionnées par l’Assemblée générale annuelle. Le conseil est notamment responsable de :

a)    la gestion du siège social et de tout autre bureau de l’Association;

b)    l’administration des biens de l’Association;

c)    l’établissement du thème et de l’organisation du colloque général ; il peut déléguer à un comité la responsabilité de sa mise en œuvre;

d)    la publication de bulletins, de revues, de livres ou d’ouvrages collectifs;

e)    la création et le maintien de sites, pages ou toute autre activité en ligne au nom de l’Association;

f)      la désignation de comités permanents et spéciaux, d’en définir le mandat et de procéder à la nomination des membres de ces comités;

g)    la tenue de colloques ou d’autres activités;

h)    l’adhésion, l’affiliation ou la représentation auprès d’associations provinciales, fédérales ou internationales poursuivant des buts similaires et selon le cas voir à la nomination de représentants;

i)      la désignation de représentants auprès d’organismes publics ou privés;

j)      toute autre activité intéressant l’Association;

k)    la convocation de l’Assemblée générale annuelle.

5.2 Composition du Conseil d’administration

Le Conseil d’administration est composé de treize (13) membres, soit de quatre (4) officiers qui remplissent les fonctions de président, de vice-président, de trésorier et de secrétaire et de neuf (9) administrateurs dont deux (2) sont des étudiants diplômés en sociologie et en anthropologie, respectivement. La composition du Conseil d’administration doit tenir compte de la diversité des disciplines des membres de l’Association.

5.3 Élection et mandat du Conseil d’administration

a)    Les membres présents lors de l’assemblée générale annuelle élisent dans un premier temps un président d’élection. On procède à l’élection des officiers et des administrateurs.

b)    Le président est élu à l’Assemblée générale annuelle pour un mandat de deux (2) ans.

c)    Un président ou un vice-président ne peut occuper plus de trois mandats consécutifs.

d)    Advenant qu’au cours de son mandat, le président ou le vice-président se voit dans l’obligation de démissionner, le Conseil d’administration désignera un remplaçant dont la nomination devra être confirmée par un vote de l’Assemblée générale annuelle.

e)    Les administrateurs sont élus à l’Assemblée générale annuelle pour un terme de deux ans.

5.4 Pouvoirs des administrateurs

Les membres du Conseil d’administration de l’Association ont plein pouvoir pour gérer les affaires internes de l’Association, passer ou faire passer au nom de celle-ci, tout contrat permis par la Loi et exercer en général tous les pouvoirs et prendre toutes les mesures que les statuts ou tout autre règlement de l’Association permet. Les administrateurs peuvent :

a)    autoriser des dépenses au nom de l’Association pour l’acquisition de tous biens et meubles aux prix et conditions qu’ils jugent convenables;

b)    engager des employés temporaires ou permanents et fixer le salaire;

c)    conclure un contrat fiduciaire dont le capital et l’intérêt pourront servir à promouvoir les intérêts de l’Association conformément aux conditions établies par le conseil;

d)    acquérir, accepter au nom de l’Association des legs, présents et dons de toutes sortes dans le but de promouvoir les objectifs de l’Association.

5.5 Fonctions des membres du Conseil d’administration

Le président en exercice préside normalement les réunions du conseil, veille à l’application de toutes résolutions du conseil et des règlements. Il est directement responsable de la gestion des affaires internes, signe les documents officiels. Il fait partie de droit de tous les comités. Le président exécute les fonctions que lui assignera le conseil.

Le vice-président s’occupe de toutes les fonctions du président en cas d’absence ou d’incapacité de celui-ci. Il exécute les autres fonctions que lui assignera le conseil.

Le trésorier a la garde des fonds et doit tenir une comptabilité exacte et complète de tous les actifs, passifs, recettes et déboursés de l’Association dans des registres prévus à cet effet. Il doit déposer tous les fonds dans une banque à charte, une société de fiducie, une caisse ou un trust. Il gère les fonds de l’Association sous la responsabilité du Conseil d’administration. Il doit présenter à l’Assemblée générale annuelle un rapport financier de l’année.

Le secrétaire est dépositaire des registres, lettres, papiers et effets du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale; il rédige les procès-verbaux du Conseil d’administration et de l’Assemblée générale, les fait approuver à la réunion subséquente; il tient à jour la liste des membres. Le secrétaire a la garde du Sceau de l’Association.

Tous les autres administrateurs du Conseil d’administration doivent remplir les fonctions qu’exigent leur mandat ou le Conseil d’administration. Sous réserve de la Loi, le conseil peut modifier, accroître ou limiter les fonctions et les pouvoirs de tout administrateur.

5.4 Rémunération

Les membres du Conseil d’administration ne sont pas rémunérés pour leurs services.

5.5 Réunions

Les réunions du Conseil d’administration peuvent être tenues au moment et à l’endroit déterminé par les administrateurs pourvu que chacun d’entre eux reçoive un préavis écrit au moins sept (7) jours avant la réunion.

5.6 Quorum

Le quorum aux réunions du conseil est de sept (7) membres dont la présence peut être physique ou virtuelle.

5.7 Votes

Tous les administrateurs ont le droit de vote. Les décisions du Conseil d’administration sont prises à la majorité des membres présents. Le président n’exerce son droit de vote prépondérant qu’en cas d’égalité des voix.

5.8 Vacances d’un poste

Un poste d’administrateur devient vacant dans l’un des cas suivants :

a)    si un administrateur se désiste de ses fonctions en donnant un avis écrit au secrétaire;

b)    s’il décède ou devient incapable de remplir ses fonctions;

c)    si le Conseil d’administration révoque un administrateur;

d)    si lors d’une assemblée générale (annuelle ou spéciale), une résolution visant à lui retirer sa charge est adoptés par la majorité.

Advenant l’un de ces cas, le Conseil d’administration peut nommer un membre de l’Association pour remplir la vacance et cette personne demeure en fonction jusqu’à l’expiration du mandat. Si une Assemblée générale annuelle intervient durant ce mandat, la nomination sera alors soumise à la ratification.

5.9 Indemnisation et responsabilités des administrateurs

Un administrateur ou une personne qui a pris des engagements au nom de l’Association, de même que ses héritiers et biens, immeubles et meubles sont en tout temps tenus indemnes et à couvert, à même les fonds de l’Association :

a)    de tous frais, charges et dépenses quelconques que cet administrateur ou qu’une personne supporte ou subit au cours ou à l’occasion d’une action, poursuite ou procédure intentée ou exercée contre lui en raison d’actes faits ou choses accomplies ou permises par lui dans l’exercice et pour l’exécution de ses fonctions ou touchant aux dits engagements; et

b)    de tous les frais, charges et dépenses qu’il supporte ou subit au cours et à l’occasion des affaires de l’Association ou relativement à ces affaires. Dans ce dernier cas, les charges et dépenses admises sont réglementées.

ARTICLE VI : DIVERS

6.1 Contrats et documents

Les contrats et autres documents requérant une signature sont au préalable approuvés par l’exécutif et engagent une fois signés l’Association sans autres formalités. Ils sont signés par le président, le vice-président, le trésorier ou le secrétaire ou par l’un ou plusieurs membres autorisés par résolution du conseil.

6.2 Vérification

Les registres et états financiers de l’Association sont vérifiés si nécessaire, aussitôt que possible après l’expiration de chaque exercice financier, par un vérificateur nommé à cette fin lors d’une Assemblée générale annuelle des membres.

6.3 Modification aux règlements

Toute demande de modification aux règlements doit être soumise au Conseil d’administration par écrit, par au moins quinze (15) membres réguliers. De plus, celui-ci peut de sa propre initiative présenter lors d’une Assemblée générale, une demande de modification des règlements. Toute demande de modification des règlements doit être inscrite à l’ordre du jour de l’assemblée générale annuelle ou spéciale. Le texte intégral de l’amendement ou des amendements proposés doit être annexé à l’ordre du jour.

Toute modification aux règlements, pour être valide, doit être approuvée par la majorité des membres présents à l’Assemblée générale à condition que l’adoption, la révocation ou la modification desdits règlements n’entre pas en vigueur avant son approbation par le Ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique.

ARTICLE VII : DISSOLUTION ET LIQUIDATION

7.1 Dissolution et liquidation

Advenant la dissolution de l’Association ou la cessation de ses opérations, les fonds après le paiement des justes dettes de l’Association seront transférés à une association poursuivant des buts similaires. Cette décision relève du Conseil d’administration.

ARTICLE VIII : TRANSITION

7.2 Règlements

Tous les règlements antérieurs de l’Association sont révoqués à compter de la date de l’adoption des présents règlements et de leur approbation par le Ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique.

7.3 Membres de l’Association

Tous les membres en règle de l’ACSALF demeurent membres de l’Association après l’acceptation de la demande de constitution et l’émission des lettres patentes.

7.4 Membres du Conseil d’administration

Au moment de l’acceptation de la demande de constitution et de l’émission des lettres patentes par le Ministère de l’Innovation, des Sciences et du Développement économique, les membres élus du Conseil d’administration demeureront en poste jusqu’au terme de leur mandat.